Procédure de relève du système de paie

Procédure rédigée par Jacques Lanciault pour la Division paie institutionnelle du Service des finances de la Ville de Montréal dans le cadre de mon emploi d'administrateur de paie

1 – MISE EN SITUATION

Une date à retirer des calendriers : le 11 septembre

De notre envoyé spécial à Montréal, Jacques Lanciault, le huitième du nom

C’est une véritable vision d’apocalypse qui s’offrait, aujourd’hui le 11 septembre 2302, au regard des milliers de curieux réunis sur le boulevard de Maisonneuve et sur la rue Metcalfe, à Montréal, face à ce qui était jadis la «Tour de la paie», un très ancien hôtel de la métropole converti en édifice à bureaux à la fin du siècle dernier.

Suite à la terrible explosion de la nuit dernière, l’édifice a été réduit en poussière et en blocs de ciment brisés. Ceux qui ont assisté à la scène ont revu, en plus petit, les scènes d’horreur présentées sur les CD-Rom de leur cours d’histoire de la petite école, portant sur la destruction des fameuses tours du «World Trade Center».

Selon les premières constatations, l’explosion, encore inexpliquée, n’a fait qu’une seule victime et cela parce qu’elle s’est produite à 5 h 4 min du matin. Seul, l’androïde qui assurait la garde de l’immeuble a été détruit.

Déjà ce matin, les dirigeants du gouvernement de l’Empire Montréalais ont avisé les employés de leur division paie institutionnelle qu’ils devaient se présenter au travail normalement lundi matin, mais cette fois-ci à l’édifice de leur site de relève sis au 2580 du boulevard St-Joseph.

Le président de l’Empire, Mohamed Aristide Yohan Biron N’gyen a tenu à souligner que c’est grâce à la prévoyance des gestionnaires de l’ex-Communauté urbaine de Montréal, une forme de gouvernement qui a été dissoute au début du XXIe siècle, que les 850, 000 employés du gouvernement de l’Empire Montréalais pourront bénéficier de leur rémunération normale sans que l’écroulement de la «Tour de la paie» n’ait d’impact.

Le gouvernement en profite également pour aviser ses employés que les adresses virtuelles leur permettant de transmettre leurs factures d’épicerie, d’achat de vêtements et autres sont déjà redirigées et qu’ainsi ces achats leur seront remboursées sur le transfert bancaire tenant lieu de paie de jeudi prochain.

2 - PROCÉDURE DE RELÈVE

a- Composantes du système de paie de relève

Premièrement, mentionnons que le site de relève de la paie est installé au 2580 St-Joseph.

Un système de paie décentralisé, identique à celui utilisé au cours Mont-Royal et à jour en fonction des transactions effectuées la veille aux Cours Mont-Royal, y réside. De plus, un micro-ordinateur, sur lequel nous retrouvons les applications de télécommunications, de traitement des fichiers TERPER, GAAD et GESHOR et InfoAccès y sont présentes. Une imprimante y est également branchée (# 23 pour le recto et 24 pour le recto verso).

Les applications rapports électroniques, dépôt bancaire et InfoService n’y sont pas installées, et ce, étant donné que pour ces systèmes d’autres alternatives de relève existent.

b- Actions à prendre par le responsable de la Division paie

Conséquemment, dès le déclenchement de la procédure d’urgence :

Le responsable de la Division paie doit aviser le fournisseur «MédiSolution» des points suivants :

· Modifier les adresses «IP» de réception et de transmission des données ;
· Réinstallation de la distribution de tous les rapports de paie en format papier, et ce, tout en conservant le format fichier pour transfert ultérieur ;
· Installation d’une procédure de transferts bancaires directement de chez MédiSolution vers la Caisse d’économie des policiers et vers la banque Nationale ;
· Impression de tous les chèques et talons de paie.

Le responsable de la Division paie doit également émettre un communiqué à tous les Services et à tous les organismes pour les informer des nouvelles coordonnées (# de télécopieur, # de téléphone et adresse postale des bureaux).

c- Actions à prendre par le responsable du support aux usagers

Le responsable du support aux usagers de la Division cadre de gestion doit pour sa part aviser le responsable de la DTI :

· D’annuler toutes les séances de formation prévues à la salle de formation du 2580 St-Joseph ;
· D’installer, sur tous les postes de travail «élèves» de la salle de formation, les liens aux applications paie et InfoAccès (1);
· D’installer sur le poste de travail «maître» les applications paie, FTP et télécommunications.

d- Actions à prendre par le responsable des équipements du Service

De plus, si l’utilisation du site de relève est prévue pour plus d’une semaine, le responsable des équipements du Service des finances doit voir à faire installé, au niveau de la salle de formation du 2580 St-Joseph et dans des bureaux connexes :

· un télécopieur ;
· cinq (5) lignes téléphoniques ;
· une imprimante rapide :
· dix (10) postes de travail supplémentaire ;
· Deux classeurs.

Jacques Lanciault
Administrateur de paie
Le 11 janvier 2002

(1) Dans l’éventualité où les mises à jour hebdomadaires des bases de données d’InfoAccès (002 et 825) ne sont pas faites directement sur le serveur de relève, les responsables de la DTI devront installer, avant de rendre l’application disponible aux usagers, les répertoires suivants : IA002, IA825, IACONFIG, US002 ET US825.